Privatlivspolitik

Hvem er vi?

Dataansvarlig for behandling af dine personoplysninger er:

Ejendom.com ApS
CVR-nr. 42 34 05 96
Langebrogade 3H, 3.
1411 København K

Ejendom.com er en softwarevirksomhed, som tilbyder en digital løsning med fokus på drift, vedligehold, renovering og energioptimering til ejendomsejere og leverandører.

Hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger, kan du kontakte os på e-mail: info@ejendom.com.

Hvad bruges dine personoplysninger til?

Formålet med vores behandling af personoplysninger afhænger af, hvilken relation du har til Ejendom.com. Vi indsamler oplysningerne direkte hos dig, når du henvender dig til os. Vi indsamler ikke oplysninger om dig fra tredjepart.

Denne oplysningstekst gælder kun for behandling af personoplysninger, som foregår i forbindelse med ejendom.coms hjemmeside samt eventuelle henvendelser rettet til ejendom.com. Ved behandling af personoplysninger, som sker i ejendom.coms softwareløsninger, henvises der til de særskilte oplysningstekster, databehandleraftale og SaaS vilkår til vores kunder og samarbejdspartnere.

Personoplysninger om besøgende på vores hjemmeside indhentes og behandles som led i ejendom.coms varetagelse af sit virke som virksomhed. Der vil derfor blive behandlet personoplysninger
om dig, når du kontakter ejendom.com.

Derudover behandler ejendom.com personoplysninger for at kunne yde den bedst mulige service som virksomhed i forbindelse med vores dialog med dig, fx svare på spørgsmål om vores ydelser og behandle konkrete sager. Når du skriver til os i forbindelse med sagsbehandling, vil din henvendelse og dine personoplysninger blive registreret i vores elektroniske sagshåndteringssystem. Her behandler vi typisk følgende personoplysninger: navn, e-mail og telefonnummer.

Når du som kunde eller gæst besøger ejendom.coms hjemmeside, nvendes der cookies til statistiske formål med henblik på at skabe et overblik over, hvor mange besøgende der er på hjemmesiden, og hvilke dele af hjemmesiden der besøges. Du har som bruger mulighed for at klikke ”Nej tak til cookies til statistik”, hvis du ikke ønsker, at dine oplysninger indsamles.

Læs mere om ejendom.com brug af cookies


Hvis du som kunde har en konkret sag eller behov for support hos ejendom.com, vil der blandt andet blive indsamlet oplysninger i form af navn, adresse og oplysninger om den konkrete henvendelse.

Retsgrundlag

Vi har en række forskellige grundlag for at behandle dine personoplysninger. Grundlaget afhænger af karakteren af oplysningen og den sammenhæng, hvori du har givet os dine oplysninger.

• Retsgrundlaget for behandlingen af dine oplysninger i forbindelse med konkrete henvendelser og kundesager følger af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (aftaleforhold), idet behandlingen af dine oplysninger er nødvendig for, at vi kan opfylde vores aftale med dig eller for, at vi kan håndtere forespørgsler forud for din eventuelle indgåelse af en aftale med os.

• Retsgrundlaget for behandlingen af dine oplysninger i forbindelse med mails eller ønske om en testadgang vil være databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra b (aftaleforhold). Vi vil behandle dine personoplysninger, så længe du stadig har en testadgang. Ved ophør af testadgang bortfalder dit samtykke. Ved bortfald af demoadgang gemmer vi dit nu tidligere samtykke i 2 år efter, at det senest er anvendt pga. forældelseskrav jf. Forbrugerombudsmandens spamvejledning afsnit 11.3.

• Retsgrundlaget for behandlingen af dine oplysninger i forbindelse med uopfordrede jobansøgninger følger databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a (samtykke).

• Retsgrundlaget for behandling af personoplysninger i forbindelse med bogføringen følger databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk.1, litra c (lovkrav).

• Vi har også mulighed for at behandle dine almindelige personoplysninger, fordi vi har en legitim interesse i at behandle oplysningerne om dig, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (interesseafvejning), medmindre din ret til at opnå beskyttelse af dine egne almindelige personoplysninger går forud for vores legitime interesse i at behandle dine oplysninger. Det er det juridiske grundlag ved eksempelvis kommunikation med dig, som ikke er nødvendig for at opfylde en aftale.

Kategorier af personoplysninger

I forbindelse med henvendelser, testadgang eller booking af en demonstration vil ejendom.com behandle dit navn, telefonnummer, e-mail og de personoplysninger, som du anfører i henvendelsen.

I forbindelse med bogføring skal vi gemme alle regnskabsbilag jf. bogføringsloven. Det betyder, at vi gemmer fakturaer og lignende bilag til brug for regnskabsføring. Heraf kan der fremgå almindelige personoplysninger som navn, adresse, ydelsesbeskrivelse. Vi opbevarer disse oplysninger i minimum 5 år efter indeværende regnskabsår er afsluttet.

I forbindelse med uopfordrede jobansøgninger behandler vi oplysningerne med henblik på at vurdere, om du matcher et ansættelsesbehov i vores virksomhed. Hvis du har sendt en uopfordret ansøgning, så vil ejendom.com vurdere, om din ansøgning er relevant, og herefter slette dine oplysninger igen, hvis der ikke er et match.

Hvis du har sendt en ansøgning til et opslået job, så vil vi efter tre måneder bortskaffe din ansøgning i det tilfælde, at du ikke ansættes. Hvis du indgår i et rekrutteringsforløb og/eller ansættes til jobbet, så vil vi give dig særskilt information om hvordan, at vi behandler dine personoplysninger i denne forbindelse.

Er der andre modtagere af dine oplysninger?

Vi videregiver ikke personoplysninger, medmindre det er et lovkrav, eller det er nødvendigt for at opfylde en aftale, som Ejendom.com har indgået med den enkelte kunde.

Ejendom.com behandler i videst muligt omfang personoplysninger inden for EU/EØS. Hvis der overføres personoplysninger til databehandlere, der er etableret uden for EU/EØS, er Ejendom.com opmærksom på reglerne for dette og kræver, at databehandlerne opfylder de særlige krav, som en sådan behandling forudsætter.

Vi foretager ikke profilering eller automatiserede afgørelser.

På hjemmesiden og ved håndtering af sager kan anvendes et AI-værktøj udviklet af OpenAI Europe (sprogmodellen ChatGPT). Datacentret er geografisk placeret i Irland. Oplysninger uploadet til Ejendom.coms platform, og som bliver behandlet af AI-værktøjet, omdannes forinden til et anonymt identifikationsmærke, som er en krypteret kode, der sikrer, at den registrerede ikke kan identificeres. Alt, hvad brugeren foretager sig på platformen, bliver alene gemt lokalt på brugerens enhed, herunder i brugerens webbrowser, og er kun tilgængeligt for brugeren. Oplysninger, som ikke aktivt uploades, forbliver derved private og slettes automatisk, når brugeren forlader platformen.

Brug af Databehandler

Vi benytter leverandører og samarbejdspartnere, hvoraf nogle kan være databehandler.

Eksterne leverandører kan f.eks. levere systemer til at organisere vores arbejde, services, rådgivning, IT-hosting eller markedsføringsaktiviteter.

Det er vores ansvar at sikre, at dine personoplysninger behandles korrekt. Derfor stiller vi høje krav til vores samarbejdspartnere, og hvor de skal garantere, at dine personoplysninger er beskyttet.

Vi indgår derfor særskilte aftaler herom med virksomheder (databehandler), der håndterer personoplysninger på vores vegne for at højne sikkerheden af dine personoplysninger.

Hvor længe opbevarer vi dine oplysninger?

Ejendom.com opbevarer og behandler kun dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til
det fastsatte formål med behandlingen.

På nogle områder er der også fastsat en nærmere lovbestemt frist for, hvor længe personoplysningerne skal opbevares. I de tilfælde er der således ved lov taget stilling til, hvor længe der er et formål med at opbevare og behandle personoplysningerne. Det er typisk forpligtigelser efter bogføringsloven, hvor opbevaringskravet er 5 år.

Når formålet med behandlingen ikke længere er til stede, vil dine personoplysninger blive slettet, anonymiseret eller overført til arkiv efter reglerne i arkivlovgivningen.

Frister for sletning kan konkret fraviges, såfremt der er en saglig begrundelse herfor, herunder eksempelvis verserende retssag mod den registrerede og/eller et behov for at kunne fastlægge, forsvare eller gøre et retskrav gældende i forhold til den registrerede, modparten og Ejendom.com selv, jf. den absolutte forældelsesfrist på 10 år i forældelses-loven.

Sikkerhed

Når vi modtager dine oplysninger hos ejendom.com, træffer vi de nødvendige foranstaltninger for at de behandles sikkert. Vi har implementeret en række tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som beskytter mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse samt fortabelse eller forringelse af oplysninger. Desuden er der lavet foranstaltninger som sikrer, at dine oplysninger ikke kommer uvedkommende til kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med databeskyttelsesforordningen.

En af vores foranstaltninger er at holde vores medarbejdere opdaterede om GDPR via løbende awareness-træning, GDPR-kursus, samt ved at gennemgå vores GDPR-procedurer og IT-sikkerhedspolitikker med medarbejderne.

Vær opmærksom på, at fremsendelse af almindelig e-mail til ejendom.com ikke sker krypteret. Du bør derfor bruge en anden sikker forbindelse, hvis du vil sende oplysninger, som bør beskyttes; det kunne for eksempel være oplysninger om private forhold, CPR-nummer eller lignende.

Dine rettigheder

Du har en række rettigheder i forhold til den behandling af dine personoplysninger, som ejendom.com varetager.

Disse omfatter:

• Ret til indsigt i dine personoplysninger
• Ret til berigtigelse af dine personoplysninger
• Ret til sletning af dine personoplysninger.
• Ret til begrænsning af behandling af dine personoplysninger
• Ret til dataportabilitet
• Ret til indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger.
• Ret til tilbagetrækning af samtykke til behandling af dine personoplysninger

Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den behandling, der blev gennemført, forud for at du trak dit samtykke tilbage.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os. Der henvises i den forbindelse til kontaktboksene på hjemmesiden.

Klager

Hvis du ønsker at klage over ejendom.coms behandling af dine personoplysninger, anbefaler vi, at du sender din klage til info@ejendom.com.

Du har dog også mulighed for at klage direkte til Datatilsynet:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Telefon 33 19 32 00
dt@datatilsynet.dk